Zorgverleners zijn vandaag, meer dan ooit, overbevraagd. Stap een dokterspraktijk binnen – of het nu een huisarts of een specialist is – en je zult niet veel lege stoelen aantreffen in de wachtkamer.
Ondertussen staat de telefoon nooit stil. De zorg is bij uitstek een sector waarin efficiënte communicatie het verschil kan betekenen tussen leven en dood. Of dokters nu telefoontjes moeten plegen met collega’s, administratief personeel of patiënten, ze hebben nood aan een telefoonsysteem dat vlot en betrouwbaar is, en hun zo al drukke agenda niet nog meer overbelast. VoIP-telefonie voor de zorgsector kan potentieel levens redden door een vlekkeloze interne en externe communicatie te verzekeren.
Wat is een VoIP telefooncentrale of telefonie in de cloud?
VoIP staat voor Voice over Internet Protocol en is de technologie die het mogelijk maakt om te bellen over internet. Deze VoIP telefonie wordt aangeboden als een dienst in de cloud en dus niet als een product. Alles verloopt via een online applicatie en je internetverbinding, zodat je niet hoeft te investeren in dure apparatuur.
Dankzij de cloudtechnologie heb je toegang tot een brede waaier van functies die vroeger alleen beschikbaar waren voor grote organisaties.
Precies omdat een VoIP telefooncentrale geen specifieke infrastructuur vereist, op een goede internetverbinding na, is het ook aanzienlijk goedkoper dan traditionele telefonie-oplossingen.
Voordelen van VoIP telefonie voor de zorg
Betrouwbaarheid, integriteit en efficiëntie zijn eigenschappen die een zorgverlener wilt uitstralen. Diezelfde karakteristieken verwachten zorgverleners van het telefoonsysteem. Laat dat nu precies de belangrijkste voordelen zijn van een VoIP telefooncentrale.
Betere patiëntervaring
De receptioniste en/of het telefoonsysteem zijn doorgaans het eerste contactpunt tussen jou en je patiënten. Zorg telefonie in de cloud zorgt ervoor dat geen enkele patiënt buiten de boot valt. Opties als een slimme wachtrij en intelligent keuzemenu maken je patiëntenservice sneller en efficiënter, ook tijdens piekmomenten.
Hogere efficiëntie
Een VoIP telefooncentrale doet echter veel meer dan je met je patiënten verbinden. Het kan perfect geïntegreerd worden met je digitale, medische databank. Wanneer er een oproep binnenkomt, zie je meteen de naam van de patiënt op je scherm en zo kan je gelijk het dossier van die persoon erbij halen. Dat betekent niet alleen een forse tijdsbesparing, maar stelt je ook in de gelegenheid om de patiënt op een doeltreffendere manier te helpen.
Beter teamwerk
Dankzij een telefooncentrale in de cloud kunnen dokters, zorgverleners en specialisten beter samenwerken. Je kunt immers van waar dan ook, op kantoor, thuis of onderweg, telefoontjes aannemen. Ook conference calls met meerdere medewerkers zijn een fluitje van een cent met online telefonie.
Kostenbesparend
Dokters zijn veel meer dan helden in witte schorten. Zorgverleners moeten ook ondernemers zijn. We willen de geniale artsen de kost niet geven die hun doktersoverall scheuren aan uit de pan swingende vaste kosten zoals nutsvoorzieningen en telefoniekosten. Over hun telefoonrekening en de kosten voor onderhoud van hun telefooncentrale hoeven ze met VoIP telefonie alvast niet meer wakker te liggen. Met een aantrekkelijk maandelijks vast tarief beschikken ze over alle toeters en bellen van een professionele telefooncentrale, inkomende oproepen (op voorwaarde van fair use) inbegrepen.
Enkele praktische toepassingen van VoIP voor de zorg
De tijd van piepende, om de haverklap rinkelende en krakende telefoons op de balie van de dokterspraktijk ligt met VoIP gelukkig achter ons. De toepassingen voor de zorgsector zijn al even talrijk als flexibel.
Dokters stand-by in één telefoonpool
Artsen werken tegenwoordig alsmaar meer samen in een grote praktijk of samenwerkingsverband. Dankzij een slimme VoIP telefonie huisarts oplossing, zitten jij en je collega’s allemaal samen in één telefoonpool. Oproepen van patiënten worden dan doorgeschakeld naar een arts die op dat moment van wacht is. Beschikbaarheidsschema’s kunnen via het online portaal eenvoudig zelf ingesteld en veranderd worden.
IVR-systeem
Een dokterspraktijk moet letterlijk dag en nacht bereikbaar zijn. Zelfs wanneer er plotseling een virus uitbreekt (om Covid-19 even niet te noemen), moeten patiënten altijd eerste hulp kunnen krijgen. Een Interactive Voice Response of IVR systeem ontlast je secretaresse of secretaris van heel wat werk. Het is als het ware het kloppend hart van een virtuele telefooncentrale en houdt bellers op piekmomenten in de wachtrij of schakelt ze door naar een beschikbare dokter of een calamiteitenlijn.
Keuzemenu’s maken een eerste selectie (spoedgeval of niet?) en de eindbestemmingen kunnen op ieder ogenblik worden gewijzigd.
Slimme distributie van oproepen
In de regel worden oproepen doorgeschakeld op basis van het principe wie het eerst komt, het eerst maalt. In de zorg is dat echter niet altijd wenselijk. Hier geldt dat spoedgevallen bij voorrang eerste hulp en aandacht verdienen. Enkele handige opties die het leven van zorgverleners zo veel aangenamer maken:
- Wachtrij. Een slimme wachtrij wordt pas actief op het ogenblik dat er tegelijk veel bellers zijn. Zijn er geen wachtende patiënten, wordt de beller meteen doorgeschakeld.
- Welkomsttekst. Geen oneindige beltoon tot het signaal figuurlijk doodbloedt. Een warme welkomsttekst stelt je patiënt meteen gerust dat hij zo dadelijk geholpen wordt.
- Keuzemenu. Een voorbeeld van een keuzemenu zou kunnen zijn: (1) voor spoedgevallen, (2) voor herhaalrecepten en (3) voor een afspraak.
- Digitaal antwoordapparaat. Is er momenteel geen enkele arts vrij, dan kan je de patiënt altijd een boodschap laten inspreken op het digitale antwoordapparaat. Het bericht wordt dan in een tekstbestand in je mailbox afgeleverd, zodat je deze persoon zo snel mogelijk kunt assisteren.
Voice recording
Met het oog op een betere diagnose is het soms handig om een telefoongesprek opnieuw te kunnen beluisteren. Ook deze optie zit standaard in de meeste VoIP centrales en kan door de behandelende arts, mits naleving van de privacywetgeving, worden geactiveerd.
Ziekenhuizen en verpleegtehuizen
Grotere zorginstellingen zoals ziekenhuizen en verpleegtehuizen waren vroeger aangewezen op logge en bovenal prijzige telefooncentrales. Met de introductie van cloudtechnologie is een moderne telefooncentrale helemaal geen enorme hap meer uit het budget. Familie, patiënten, externe partners en specialisten kunnen dankzij een virtueel callcenter genieten van een gestroomlijnde en efficiënte communicatie.
VoIP telefonie voor de zorg, omdat iedere patiënt telt
Mensen gezond maken, dat is waarvoor jij in de wieg bent gelegd en de kost mee verdient. Maar patiënten genezen, vergt tijd en concentratie. Daarom is een efficiënte telefooncentrale het centrale zenuwstelsel van iedere bloeiende dokterspraktijk.
Medische praktijken, groot en klein, kiezen in België en Nederland vooral voor Belfabriek, een provider met 20 jaar ervaring in online telefonie. Inkomende oproepen inbegrepen in het vast maandelijks tarief, inclusief alle basisfuncties, zijn slechts enkele van de talrijke voordelen van deze aanbieder van VoIP telefoonsystemen voor de zorg.
Belfabriek heeft recentelijk een alles-in-1 telefoonsysteem gelanceerd. Deze plug & call oplossing omvat een bureautoestel, softphone, webinterface en apps (iPhone/Android). De apps zijn eenvoudig en onbeperkt te installeren d.m.v. QR-code.
Om deze lancering te vieren komt Belfabriek met een actie: het eerste Yealink telefoontoestel wordt gratis toegestuurd voor zorgverleners. De adviesprijs voor de Yealink telefoon model T-43U is normaliter € 115,-. Deze VoIP telefoon is voor-geconfigureerd. Dit betekent dat de telefoon zichzelf aanmeld via een bestaande internet aansluiting met de Belfabriek telefonie servers en voilà, de zakelijke telefoon is direct correct ingesteld en dus werkzaam.
Het zal zodoende beduidend eenvoudiger worden om een adequate zakelijke telefonie oplossing uit te rollen binnen een zorginstelling. Alle medewerkers van een bureautoestel voorzien, bel plannen ontwikkelen, extensies toewijzen. Er komt veel kijken bij een traditioneel telefoonnetwerk aanleggen en onderhouden. Een softphone installeren is eenvoudiger. Downloaden, gebruikersnaam en wachtwoord invullen en klaar. Op- en afschalen is ook een fluitje van een cent, nieuwe medewerkers kunnen met een druk op de knop uitgenodigd worden.
Met een VoIP telefoonsysteem hebben zorgverleners meer tijd om meer patiënten gezond te maken. En gezonde patiënten zijn tevreden ‘klanten’!
Bron: Belfabriek.nl