In de zorg wordt steeds meer projectmatig gewerkt. Mits goed uitgevoerd leidt het tot succesvolle trajecten.
Het is belangrijk om te weten hoe je projectmatig werken op de juiste wijze uitvoert. Door het op professionele wijze aan te pakken valt er namelijk nog meer winst te behalen.
Projecten in de zorg
Vaak zijn IT-afdelingen van organisaties al wel gewend aan een projectmatige insteek. De vervanging van laptops in de organisatie, het uitrollen van een nieuw besturingssysteem of het implementeren van een nieuwe HR-tool zijn bij uitstek voorbeelden van projecten. Toch wordt bij opdrachten elders in de organisatie nog weleens over het hoofd gezien dat projectmatig werken ook hierbij een uitkomst kan zijn.
Want ook een traject om de kwaliteit van zorg te verbeteren, of de implementatie van een nieuwe werkwijze op een verpleegafdeling lenen zich bijvoorbeeld uitstekend voor deze aanpak.
De 8 stappen in projectmatig werken
Om een project professioneel is het o.a. van belang dat voor aanvang duidelijk is wie de opdrachtgever wordt van het project. Ook moet helder zijn wie er aan de projectgroep gaan deelnemen. Tijdens het traject moet daarnaast continu een vinger aan de pols worden gehouden wat betreft planning en budget. Door de volgende 8 stappen te volgen wordt aan al deze (en meer) voorwaarden voldaan.
1. Stel doelstelling en resultaat vast
Een project start meestal vanuit de wens om iets te verbeteren of anders aan te pakken. Voor de rest van het proces is het van groot belang dat de opdrachtgever start met het duidelijk vaststellen van de doelstellingen en het (gewenste) resultaat van het project. Deze zaken vormen namelijk de basis van het hele traject.
2. Schep duidelijke kaders
Een opdrachtgever kan vooraf een helder doel voor ogen hebben, en daarmee ook al een vaste oplossingsrichting willen. Er zijn echter ook projecten waarbij ruimte is om te onderzoeken welke oplossingsrichting het beste uit de verf komt. Denk na wat het beste past bij de opdracht en ga hierover eventueel in gesprek met de opdrachtgever totdat helder is wat de verwachtingen en wensen zijn.
3. Bepaal de acties en projectfases
In stap 3 wordt gekeken naar welke acties nodig zijn in het project. De juiste volgorde is hierin van belang gezien onderlinge afhankelijkheden. Zet dit daarom vooraf goed op papier en maak een planning. Goed overzicht is hierbij van groot belang. De inzet van de juiste tools kan dit proces vergemakkelijken. Zo kun je met project management software eenvoudig planningen maken en acties toeschrijven aan de juiste budgetten en bemensing.
4. Bepaal het budget
Bij een project wordt doorgaans gewerkt met een vooraf vastgesteld budget. Dit budget wordt vastgesteld door of in overleg met de opdrachtgever. Het monitoren en controleren van de uitgaven vormt een belangrijk onderdeel van het traject. Ook hier kan de juiste project management software het uitvoeren van deze taken een stuk makkelijker maken.
5. Schrijf een Plan van Aanpak
Breng de vorige stappen samen in een Plan van Aanpak. Zorg dat er in het plan ook wordt vastgelegd hoe de kwaliteitsbewaking tijdens het project wordt uitgevoerd. Plan hiervoor vaste momenten, om te checken of er nog toegewerkt wordt naar de beste oplossing. Daarnaast dient in het plan vastgelegd te worden wie er gaan deelnemen in de projectorganisatie en wie welke taken krijgt. Vergeet het plan niet te bespreken met de opdrachtgever. Na goedkeuring kun je daadwerkelijk aan de slag.
6. Start met het project
Houd rekening mee dat de projectleden nog op elkaar ingespeeld moeten raken. Zeker in grotere organisaties of organisatie brede projecten komt het vaak voor dat projectleden elkaar nog niet (allemaal) kennen. Zorg dat hier aandacht voor is en plan hier voldoende tijd voor in tijdens de eerste fase van het project. Door hier op te investeren is de kans groot dat het project uiteindelijk soepeler verloopt.
7. Monitor de voortgang
Monitor de voortgang door vaste momenten voor terugkoppeling in te plannen. Teamleden kunnen zelfstandig aan een opdracht werken, maar wordt er tussentijds teruggekoppeld hoe het ervoor staat. Problemen worden dan sneller gesignaleerd en opgelost. Houd de opdrachtgever regelmatig op de hoogte van de voortgang. Maak daarom ook van tevoren afspraken over hoe en wanneer je terugkoppelt.
8. Opleveren eindresultaat
Aan het eind van het project kun je een eindproduct opleveren waar de opdrachtgever blij van wordt. Het is ook mogelijk om tussentijds deelproducten op te leveren. Neem de opdrachtgever hierin zo vroeg mogelijk mee, om verwachtingen mbt. het eindproduct te managen.
Succesvol projectmatig werken
Door projectmatig werken op professionele wijze aan te vliegen, zal de kwaliteit van de trajecten flink verbeteren. Ga je als projectleider aan de slag? Met de juiste voorbereiding, de juiste mensen en de juiste project management software moet het zeker lukken om het project professioneel en succesvol uit te voeren.
Bron: prinzi.nl